Controle de estoque e nota de entrada pelo XML na oficina

O OSNota agora controla o estoque da oficina, de graça. A peça que entra numa O.S. em andamento fica reservada, sai do saldo quando a O.S. concluída gera a nota de saída e volta se a nota for excluída. E as compras não precisam mais ser digitadas: com o extra Nota de entrada, você envia o XML da nota do fornecedor e o sistema cadastra as peças, dá entrada no estoque, atualiza o custo e gera as contas a pagar.

Abaixo está como cada parte funciona e o que é grátis.

O que é grátis e o que é extra?

Como o estoque acompanha a O.S.?

Cada produto tem um saldo físico por loja. Em Estoque > Posição de estoque aparecem o físico, o reservado e o disponível de cada peça, além de cartões com o que precisa repor e o que ficou negativo.

Quando você liga o parâmetro Utiliza controle de estoque? em Sistema > Parâmetros, as O.S. passam a mexer no saldo sozinhas:

• O.S. em andamento ou concluída reserva as peças. O físico não muda, mas o disponível cai, e a busca de itens da O.S. já mostra quanto resta.
• Gerar a nota de saída da O.S. concluída dá baixa no físico e lança as contas a receber.
• Excluir a nota devolve as peças ao estoque.

Por padrão, faltar peça só gera um aviso na O.S. Se a oficina não quer lançar o que não tem, desligue Permite estoque negativo?: aí a O.S. não deixa reservar mais do que existe. E com o controle pela O.S. desligado, a tela de estoque continua valendo para ajustes e contagens manuais.

Como começar com o saldo certo?

Três caminhos, conforme a sua situação:

• No cadastro do produto, o campo "Estoque inicial" já lança a primeira entrada.
• Na importação de produtos, a coluna Estoque define o saldo de cada peça de uma vez.
• Pela contagem por planilha: baixe a planilha com os produtos, preencha a coluna Contagem com o que está na prateleira e envie. O OSNota mostra as diferenças antes de gravar. Peça lançada em O.S. em andamento conta como já saída da prateleira, e o sistema faz essa conta por você.

Defina também o estoque mínimo das peças que mais giram. Quando o disponível fica abaixo dele, a peça aparece em "Precisam repor". O post estoque de peças na oficina ajuda a decidir o que vale manter.

Como lançar a compra pelo XML da nota?

Em Estoque > Notas de entrada, clique em Nova nota e em Importar XML. Serve o XML da NF-e e também o da NFC-e, o cupom de balcão da autopeças. Se o fornecedor mandou um .zip, envie o .zip mesmo. Quando houver várias notas dentro dele, o OSNota lista e você escolhe qual lançar.

Na importação, o sistema:

• encontra o fornecedor pelo CNPJ. Se ele ainda não existe, é cadastrado com endereço e inscrição estadual;
• procura cada peça no seu cadastro: primeiro pelo código que aquele fornecedor usa (depois da primeira nota, ele lembra), depois pelo código de barras, pelo código e pelo nome. O que não encontrar é cadastrado na hora;
• preenche a nota inteira: itens, totais, impostos, transporte e as duplicatas, que viram as parcelas.

Fornecedor e peças cadastrados na importação continuam no cadastro mesmo que você não salve a nota.

E quando a nota vem em caixa e o estoque é em unidade?

Use o fator do item. Uma caixa com 12 velas tem fator 12: a nota diz 2 caixas e o estoque recebe 24 velas, com o custo dividido por unidade. Na próxima nota do mesmo fornecedor, o fator já vem preenchido.

Qual custo entra no cadastro da peça?

O custo de cada unidade soma o valor do produto, o frete, o seguro e as outras despesas da nota, mais o IPI e o ICMS-ST destacado, e tira o desconto. O ST que o fornecedor já recolheu antes vem embutido no preço e não é somado de novo. Os créditos de ICMS, PIS/COFINS, IBS e CBS não são abatidos: os impostos ficam na nota só para consulta.

Se quiser, informe também um novo preço de venda em cada item. Para entender o que entra nessa conta, veja quanto uma peça realmente custa e como calcular o preço de venda.

Por que a nota fica "Aberta" antes de "Confirmada"?

Para você conferir com calma. Enquanto a nota está aberta, dá para trocar o produto de um item, ajustar o fator, mudar parcelas e forma de pagamento. Nada mexe no estoque nem no financeiro.

Ao clicar em Salvar e confirmar, de uma vez só:

• as peças entram no estoque da loja;
• o custo (e o preço de venda, se informado) é atualizado;
• cada parcela vira uma conta a pagar, já quitada se foi paga no ato.

Lançou errado? Reabra a nota: a entrada no estoque é estornada e as contas geradas saem do financeiro. Se alguma conta já recebeu um pagamento lançado à mão, o sistema pede para estornar esse pagamento primeiro.

Sem o XML, também dá para digitar a nota inteira na mesma tela.

E os relatórios?

Com o Módulo de Relatórios, você tira em PDF:

• Posição de estoque, a de agora ou a de uma data passada;
• Extrato do produto, com cada entrada e saída e a origem: O.S., nota de entrada, ajuste ou contagem;
• Notas de entrada por período e fornecedor, com a opção de listar os itens de cada nota.

Antes de começar

Faça a primeira contagem com calma, num dia de movimento menor, e só depois ligue o controle pela O.S. Se a oficina trabalha com caixas e pacotes, lance as primeiras notas conferindo o fator de cada item: o OSNota guarda o vínculo e as próximas compras do mesmo fornecedor entram quase sozinhas.

Dúvidas ou ajuda para importar o estoque do sistema antigo? Fale com o suporte pelo WhatsApp (47) 9 9199-8934.

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