Controle de caixa da oficina por loja, com fechamento conferido

O OSNota agora tem controle de caixa por loja. Você abre o caixa de manhã com o troco, as vendas à vista e as baixas de contas entram nele sozinhas, e no fim do dia você conta a gaveta e fecha comparando o contado com o esperado de cada forma de pagamento. Se a oficina tem alguém só para receber no balcão, a O.S. pronta pode ir direto para o caixa, e é lá que sai a nota.

Quanto custa?

Com o extra contratado, ligue Utiliza controle de caixa? em Sistema > Parâmetros. O menu Financeiro ganha os itens Caixa e Lançamentos Financeiros.

Como funciona o dia a dia?

Em Financeiro > Caixa, escolha a loja, informe o Troco inicial e clique em Abrir caixa. Cada loja tem um caixa aberto por vez, e ele recebe movimentos só no dia em que foi aberto. Esqueceu o de ontem aberto? Feche antes de abrir o de hoje. Quem precisa lançar num caixa de outra data liga o parâmetro Permite movimentar caixa de outra data?.

Com o caixa aberto, o resto acontece sem digitar nada de novo:

• a nota de saída da O.S. lança no caixa cada pagamento à vista, na forma em que foi recebido;
• o pagamento a prazo vira conta a receber e só passa pelo caixa quando você dá baixa nela;
• na baixa de uma conta a receber ou a pagar, você escolhe a loja e o dinheiro entra ou sai do caixa dela.

Sem caixa aberto, o sistema não deixa faturar nem dar baixa, e avisa que é preciso abrir o caixa da loja primeiro.

E o dinheiro que entra e sai da gaveta por fora?

Para isso existem os lançamentos. Na própria tela do caixa, o quadro Sangria ou suprimento registra o dinheiro que você leva para o cofre ou para o banco (sangria) e o que coloca na gaveta para reforçar o troco (suprimento). Em Financeiro > Lançamentos Financeiros, o mesmo formulário aceita também receita e despesa avulsas, como a conta de luz paga com dinheiro da gaveta.

Todo lançamento tem data, que vai do dia da abertura do caixa até hoje, valor e uma observação opcional. Despesa e sangria não passam do dinheiro que o caixa tem. Nada é apagado: lançou errado, você estorna, e o estorno aparece no extrato ao lado do original.

Como faturar a O.S. pelo caixa?

Em oficina maior, o consultor fecha a O.S. com o cliente e quem cobra é o balcão. Para esse caso, ligue Faturamento pelo caixa?. Na O.S., o botão Concluir vira Enviar para o Caixa e a O.S. passa a aparecer como No Caixa. Ela entra na tela Faturamento do menu Financeiro.

Em Faturamento, clique em Faturar no caixa e confira os pagamentos com o cliente. É comum ele chegar dizendo que vai pagar no cartão e decidir pelo Pix na hora. Dá para trocar a forma, o valor, as parcelas e o primeiro vencimento, ou dividir em mais de uma forma com Adicionar pagamento. Com a soma igual ao total da O.S., clique em Gerar nota e receber.

Se a O.S. precisar de ajuste antes da nota, abra a O.S. e clique em Tirar do Caixa. Ela volta para Em andamento e sai da fila.

Como fechar o caixa?

Conte a gaveta e os comprovantes da maquininha e informe o valor Contado de cada forma em Fechar caixa. A tela mostra ao lado o esperado e a diferença. O caixa fecha mesmo com diferença, e ela fica registrada para você investigar depois. Os caixas anteriores ficam em Histórico, cada um com o seu extrato.

Para o funcionário do balcão usar o caixa, marque a permissão Caixa dele em Sistema > Usuários.

Antes de começar

Comece pelo controle de caixa sozinho por alguns dias, abrindo e fechando com a gaveta contada, e só depois ligue o faturamento pelo caixa. Assim a equipe se acostuma com a rotina de abertura antes de a O.S. depender dela. O caixa mostra o dinheiro do dia; para olhar a semana e os vencimentos, veja o post sobre fluxo de caixa da oficina.

Dúvidas para configurar? Fale com o suporte pelo WhatsApp (47) 9 9199-8934.

Criar sua conta grátis e testar o OSNota