Checklist de entrada do veículo na oficina: modelo e como fazer

O carro é entregue, o cliente dá a volta nele e aponta um risco na porta: "isso não estava aqui". Talvez estivesse. Mas, se ninguém anotou nada na chegada, vira a palavra da oficina contra a do cliente, e quase sempre quem paga a conta é a oficina.

O checklist de entrada evita essa conversa. São poucos minutos na recepção, com o cliente do lado, registrando como o veículo chegou. Abaixo está o que conferir, um modelo pronto para usar e os erros que fazem o checklist não valer nada na hora em que você precisa dele.

Para que serve o checklist de entrada?

• Proteger a oficina de reclamações sobre avarias, objetos e combustível que já estavam assim na chegada.
• Proteger o cliente, que sabe exatamente o que deixou na oficina e em que estado.
• Ajudar o diagnóstico: uma luz acesa no painel ou um pneu careca anotados na entrada viram assunto para o orçamento.
• Mostrar profissionalismo. O cliente que vê alguém conferindo o carro com cuidado confia mais no serviço.

Quando fazer?

Na recepção, antes de o carro ir para o pátio, e de preferência com o cliente presente. Checklist feito depois, com o carro já no elevador, não prova nada: o cliente pode dizer que o risco apareceu ali dentro.

Se o cliente não pode esperar, faça assim mesmo e envie as fotos ou a cópia para ele logo em seguida. O registro com data e hora já ajuda muito.

Modelo de checklist de entrada

Comece enxuto. Um checklist com 60 itens ninguém preenche direito na correria; com 10 a 15 itens, ele vira rotina. Este modelo cobre o essencial:

Depois de algumas semanas, acrescente o que faz sentido para a sua oficina: tapetes, chave reserva, calotas, antena, retrovisores, rodas de liga com raspões. O que nunca deu problema pode sair.

OK, Problema ou N.A.: como marcar cada item?

• OK: conferido e em ordem.
• Problema: tem algo errado. Escreva o quê: "estepe murcho", "rádio não liga", "farol esquerdo trincado".
• N.A. (não se aplica): o carro não tem aquilo, como o estepe num carro que vem com kit de reparo.

N.A. não é o mesmo que OK. Numa reclamação, "o rádio estava funcionando" é bem diferente de "o carro não tinha rádio". E item em branco é o pior dos casos: ninguém sabe se foi conferido.

Como registrar as avarias da lataria?

Escrever "risco na lateral" não ajuda: qual lateral, qual altura, que tamanho? O jeito mais claro é marcar o ponto num desenho do carro (frente, traseira, laterais e teto), numerar e dizer o tipo: risco, amassado, trincado, quebrado, pintura danificada, ferrugem, peça faltando.

Dê a volta completa no carro, sem pular a parte de baixo dos para-choques, as rodas e o teto, que são os lugares onde as reclamações mais aparecem.

Quais fotos tirar?

A foto é a prova que encerra a discussão. Não precisa de muitas, precisa das certas:

• O painel ligado, mostrando quilometragem, combustível e luzes acesas.
• Cada avaria, de perto, e uma foto mais aberta que mostre onde ela fica no carro.
• Cada item com problema: o estepe murcho, o para-brisa trincado.
• Os quatro cantos do carro, se a oficina quiser um registro geral.

Fotografe com boa luz e sem reflexo. Carro muito sujo esconde riscos: nesse caso, anote no checklist que o veículo chegou sujo e que avarias podem não estar visíveis.

Peça a assinatura do cliente

Mostre o checklist ao cliente antes de ele ir embora e peça a assinatura junto com a ordem de serviço. É o momento de dizer "olha, já tinha esse amassado aqui, anotei". O cliente sai sabendo que a oficina cuidou do carro dele, e a oficina fica com o registro.

O checklist faz parte da ordem de serviço, da entrada à entrega. Os itens com problema que aparecerem na entrada podem virar sugestão no orçamento, sempre com a autorização do cliente.

Erros que fazem o checklist não valer nada

• Preencher depois que o carro já entrou no pátio.
• Marcar tudo como OK sem conferir, "para ir mais rápido".
• Deixar itens em branco.
• Anotar a avaria sem dizer onde ela fica.
• Guardar a folha de papel numa gaveta onde ninguém acha quando precisa.

Checklist no papel ou no sistema?

No papel funciona, desde que alguém preencha sempre e guarde direito. O problema aparece meses depois, quando o cliente volta e ninguém acha a folha. No sistema, o checklist fica junto da O.S. do carro, com as fotos, e qualquer pessoa da equipe encontra em segundos.

No OSNota, o checklist de entrada é grátis: nasce sozinho quando a O.S. tem cliente e veículo, é preenchido no celular (o OSNota inteiro pode ser instalado como app no Android, com atalho para o Checklist), as avarias são marcadas tocando no desenho do carro e o checklist sai na impressão da O.S., junto com a assinatura do cliente. As fotos são um extra a partir de R$ 2,90 por mês. Veja tudo o que ele faz no post checklist de entrada no celular.

Criar sua conta grátis e começar a usar o checklist de entrada