O carro entra para trocar a embreagem. No meio do serviço, alguém vê um vazamento, comenta com o colega e segue em frente. Na entrega, ninguém sabe dizer se o cliente autorizou o reparo extra, quanto ele custou ou quem conversou com ele.
A ordem de serviço existe para isso não depender da memória de ninguém. Quando cada etapa fica escrita, o mecânico, a recepção e o dono olham para a mesma informação.
Na entrada do veículo
Identifique cliente e veículo: placa, modelo e quilometragem. Escreva a queixa com as palavras do cliente e em que situação ela aparece ("ruído ao frear, só com o carro frio"). Anote o estado visível do carro e, se a oficina tem esse costume, os objetos deixados no interior.
Suspeita ainda não é diagnóstico. Se o cliente fala em "pastilha gasta", registre o relato e deixe a causa para depois da avaliação técnica.
Do orçamento à entrega
Separe quatro momentos na OS: avaliação, orçamento, autorização e execução. Para cada um, anote peças, mão de obra, prazo combinado e qualquer mudança aprovada. Apareceu outro defeito no caminho? Faça um complemento e espere a autorização antes de executar.
Na entrega, revise com o cliente o que foi feito e os testes realizados, em linguagem simples. Uma cópia do serviço fica com ele e o registro fica na oficina para o próximo atendimento.
Como começar sem travar a rotina
Defina poucos campos obrigatórios: cliente, placa, queixa, itens e valor. Peça que toda a equipe preencha do mesmo jeito. Depois de algumas semanas, acrescente o que fez falta de verdade. O controle do pátio fica bem mais simples quando cada carro tem uma OS atualizada.
No OsNota, a OS passa de orçamento para em andamento e depois para concluída, e só conclui quando os pagamentos fecham o total. A lista de ordens busca por placa, cliente ou item, então dá para achar o serviço anterior de um carro em segundos.