Nome, telefone, placa e histórico do carro fazem parte do atendimento. Com a oficina crescendo, essas informações passam por mais pessoas, celulares e computadores, e o dono precisa saber quem acessa os dados e para quê.
A LGPD trata da proteção de informações ligadas a pessoas identificadas ou identificáveis. Na oficina, isso pede cuidado no cadastro, no uso e no armazenamento dos dados dos clientes.
Quais dados pedir
Peça o que o serviço exige e diga para que serve. Nome e contato servem para tratar orçamento e entrega. O histórico do veículo serve para os próximos atendimentos. CPF ou endereço só fazem sentido quando há um motivo, como a emissão de nota fiscal.
A ANPD explica o conceito de dado pessoal. Uma placa ligada ao cadastro de um cliente merece o mesmo cuidado, porque pode ser associada àquela pessoa.
Reduzir o risco no dia a dia
Dê acesso ao histórico só a quem precisa dele para trabalhar. Use contas individuais, senhas fortes e cópias de segurança. Evite espalhar fotos de documentos, dados de clientes ou detalhes dos veículos em grupos de mensagens.
No OsNota, cada pessoa da equipe entra com o próprio e-mail, e o dono pode desativar o acesso de quem saiu da oficina sem apagar o histórico.
O guia da ANPD para pequenos negócios traz orientações de segurança da informação que servem de ponto de partida.
Mensagens depois do serviço
Separe os avisos ligados ao atendimento das campanhas comerciais. Informe a finalidade do contato, respeite as preferências do cliente e mantenha um caminho para ele pedir acesso, correção ou o fim das mensagens, quando aplicável.
Revise com apoio especializado as bases legais e os prazos de guarda adequados à sua oficina, porque cada tipo de registro tem o seu. Veja também como planejar contatos de pós-serviço que sejam úteis.