Quem pensa em trocar de sistema esbarra quase sempre na mesma dúvida: o que fazer com tudo o que já está cadastrado? São anos de clientes, placas, peças, serviços e ordens de serviço. Começar do zero assusta, e com razão. O histórico é o que deixa a equipe atender bem quando o carro volta.
Por isso a novidade mais importante do OsNota nas últimas semanas é a importação de dados. E se você não quiser montar planilha nenhuma, a gente faz com você, sem custo.
A migração é por nossa conta, de graça
Não cobramos nada para ajudar na importação. Você pode chamar o suporte antes de começar e nós:
- olhamos o que o seu sistema anterior consegue exportar (planilha, CSV, relatório);
- ajudamos a encaixar essas colunas nas planilhas modelo do OsNota;
- conferimos o resultado com você depois da importação.
E quando o sistema antigo não exporta nada, ou exporta pela metade, extraímos os dados direto do banco de dados dele. Muitos sistemas de oficina guardam tudo num banco (Firebird, SQL Server, MySQL, PostgreSQL, Access e outros). Com uma cópia desse banco ou um backup, conseguimos tirar clientes, veículos, itens e O.S. e transformar nas planilhas de importação. Você não precisa entender de banco de dados nem pedir favor ao fornecedor antigo.
Fale com a gente pelo WhatsApp (47) 9 9199-8934 ou pelo e-mail [email protected].
O que dá para importar
A importação fica em Sistema > Importar dados e só o responsável pela oficina tem acesso. Hoje ela aceita:
- Clientes: nome, documento, contatos e endereço;
- Produtos e serviços: com preço, custo e categoria (Linha, Família e Grupo);
- Ordens de serviço: situação, datas e número original, e a placa já cadastra o veículo no cliente;
- Itens das O.S.: as peças e serviços de cada ordem, com o total recalculado;
- Pagamentos das O.S.: dinheiro, Pix, cartão, boleto ou carteira.
Juntos, esses arquivos trazem o histórico por placa completo, o que já foi feito em cada carro, quanto custou e como foi pago.
A ordem certa: uma planilha de cada vez
As planilhas se relacionam pela coluna ID importado, que é o código do registro no seu sistema anterior. O OsNota grava esse código e usa para ligar uma planilha à outra. Por isso a ordem importa:
- Clientes primeiro;
- Produtos e serviços;
- Ordens de serviço, que encontram o cliente pelo ID importado dele (ou pelo CPF/CNPJ);
- Itens das O.S., que encontram a O.S. pelo ID importado dela;
- Pagamentos das O.S., por último, depois que os totais já estão calculados.
Se o sistema antigo usa número, texto ou um código comprido, tanto faz: o ID importado aceita qualquer formato.
Passo a passo na tela
- Escolha o que vai importar e clique em Baixar planilha modelo. A aba "Instruções" explica cada coluna.
- Preencha mantendo a primeira linha com os nomes das colunas e envie o arquivo (.xlsx ou .csv, até 50 MB).
- O OsNota confere tudo antes de gravar. Se algo estiver errado, ele mostra a linha, a coluna e o que ajustar. Nada é gravado enquanto houver erro.
- Com a planilha certa, aparece uma prévia com quantos registros são novos e quantos serão atualizados. Confira a amostra e clique em Importar.
Dá para importar de novo sem bagunçar
Reenviar uma planilha não duplica cadastro. Clientes são reconhecidos pelo ID, pelo ID importado ou pelo CPF/CNPJ; produtos e serviços, pelo ID importado ou pelo mesmo nome e tipo. O que já existe é atualizado, e células vazias não apagam o que estava preenchido.
Nos itens e pagamentos das O.S., cada ordem fica exatamente como está na planilha: o que ela tinha antes é substituído. Assim dá para corrigir e reenviar sem somar valores em dobro.
Outras novidades que combinam com a importação
- Exportação grátis: em Sistema > Exportar dados você baixa tudo em Excel ou CSV, uma planilha por assunto. Dá até para editar a exportação e reenviar na importação. Os dados são seus e saem quando você quiser.
- Formas de pagamento: cadastre as formas que a oficina aceita, à vista ou a prazo, e use na O.S. e na importação de pagamentos.
- Impressão da O.S. em PDF: com o logo da loja e, se quiser, campo para a assinatura do cliente.
- Relatório de ordens de serviço: filtre por período, cliente, atendente e situação e gere o PDF.
Antes de começar
Se a sua oficina tem muitos anos de histórico, comece pelos clientes e confira alguns cadastros na tela antes de seguir para as O.S. E se travar em qualquer etapa, ou se preferir que a gente cuide da extração, chame o suporte. A ajuda é gratuita e sem compromisso.